7 m√©todos de produtividade para turbinar a sua rotina! ūüöÄ

Sem tempo para ler este artigo sobre métodos de produtividade? Ouça o episódio vinte do Business Break, nosso podcast, e aprenda sobre como organizar o tempo:

O que são métodos de produtividade? Nada mais do que técnicas para fazer com que as atividades que você precisa realizar sejam executadas da forma mais organizada possível. Neste texto, reunimos sete métodos de produtividade:

  1. Checklist ‚Äúdo pior ao melhor‚ÄĚ;

  2. Técnica Pomodoro;

  3. Matriz Eisenhower;

  4. Getting Things Done (GTD);

  5. Kanban;

  6. Zen To Done (ZTD);

  7. Princípio de Pareto.

Há quem use até indicadores de desempenho para conseguir uma perfeita gestão do tempo e produtividade.

Mas, antes de medir os resultados dessa forma, recomendamos que você conheça os métodos de produtividade mencionados acima. Leia nossas dicas e aplique as técnicas que mais se adaptam ao seu estilo de trabalho!

7 métodos de produtividade para organizar seu tempo

1. Checklist ‚Äúdo pior ao melhor‚ÄĚ

Checklist é, simplesmente, uma lista de tarefas. Esse é um dos métodos de produtividade mais antigos e eficazes para organizar o seu tempo.

Basicamente, voc√™ deve listar todas as atividades que pretende realizar em um dia e prioriz√°-las por ordem de import√Ęncia. Dessa forma, √© poss√≠vel come√ßar os seus dias com mais organiza√ß√£o, realizando cada tarefa na ordem estabelecida.

Mas o checklist ‚Äúdo pior ao melhor‚ÄĚ muda um pouco essa t√©cnica de produtividade com o intuito de otimizar ainda mais o ganho de tempo que pode ser conquistado.

A diferen√ßa √© a seguinte: ao inv√©s de ordenar as tarefas de acordo com a import√Ęncia, voc√™ deve come√ßar pelas atividades que menos gosta de fazer, ou seja, as mais chatas e trabalhosas.

A ideia por tr√°s desse modelo de gest√£o do tempo √© que, ao chegar na empresa pela manh√£ cheio de energia, voc√™ j√° ‚Äútira da frente‚ÄĚ aquelas coisas que n√£o gostaria de fazer.

E a cada tarefa desagrad√°vel ‚Äúvencida‚ÄĚ, voc√™ se sente muito recompensado psicologicamente, tendo mais √Ęnimo para realizar as pr√≥ximas atividades.

Al√©m disso, esse m√©todo de produtividade contribui para que o cansa√ßo n√£o prejudique a execu√ß√£o das atividades, porque as tarefas que ficam por √ļltimo s√£o as mais leves e agrad√°veis. Assim, fica muito mais f√°cil de encarar o final do expediente.

2. Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro, resumidamente, consiste em fatiar seu dia em vários períodos de trabalho e intervalos de descanso.

A ideia desse método de produtividade é que você divida o seu dia em períodos de 25 minutos de atividade e 5 minutos de descanso.

Durante os 25 minutos, concentração total nas tarefas. Após esse período de tempo, você tem 5 minutos para descansar e relaxar.

Depois de quatro ciclos desses, isto é, a cada duas horas, você pode fazer um intervalo maior, de uns 20 a 30 minutos, também para descanso e relaxamento.

Ao ficar totalmente concentrado nas tarefas durante 25 minutos, sem parar para nada, nem mesmo atender o celular ou verificar mensagens, a sua produtividade pode melhorar muito.

3. Matriz Eisenhower

Outro método de produtividade que pode ajudar a organizar o tempo do seu dia a dia foi criado pelo presidente americano Eisenhower.

A Matriz Eisenhower √© baseada na classifica√ß√£o das suas tarefas de acordo com a import√Ęncia e urg√™ncia de cada uma. Assim, √© poss√≠vel definir quais devem ser priorizadas.

√Č uma t√©cnica um pouco semelhante ao checklist ‚Äúdo pior ao melhor‚ÄĚ, n√£o √© mesmo? O objetivo √© realmente parecido, contudo, o m√©todo de Eisenhower tem v√°rias regras:

  • se uma tarefa √© importante e urgente, fa√ßa imediatamente;
  • se uma tarefa √© importante, mas n√£o √© urgente, marque em sua agenda o dia mais apropriado para faz√™-la;
  • se uma tarefa √© urgente, mas n√£o √© importante, delegue-a para algu√©m capacitado a execut√°-la;
  • se uma tarefa n√£o √© nem importante, nem urgente, esque√ßa dessa tarefa!
Matriz Eisenhower
Esquema da Matriz Eisenhower | Fonte: Power Image.

4. Getting Things Done (GTD)

Criado por David Allen, o método GTD é uma excelente ferramenta para organizar o trabalho. Essa técnica de produtividade se divide em cinco passos:

  1. Coleta das tarefas;
  2. An√°lise das tarefas;
  3. Organização;
  4. Execução;
  5. Revis√£o.

Entenda cada uma das etapas e veja como implementar essa metodologia no seu dia a dia:

Coleta

Trata-se da compila√ß√£o de todas as tarefas que precisam ser realizadas em uma lista. O objetivo √© tirar da cabe√ßa todas as preocupa√ß√Ķes sobre compromissos e atividades.

Como tudo está devidamente anotado, você pode relaxar sabendo que nada será esquecido.

An√°lise

Agora é preciso analisar cada uma das tarefas para entender exatamente o que precisa ser feito e decidir em qual ordem elas devem ser realizadas.

Algumas atividades s√£o inadi√°veis, como reuni√Ķes e almo√ßos, por exemplo. Outras podem ser feitas rapidamente, em menos de 2 minutos. H√° ainda aquelas que v√£o demandar um longo planejamento.

As situa√ß√Ķes s√£o muito vari√°veis, por isso a ordem de solu√ß√£o deve ser pensada de acordo com o tempo e dedica√ß√£o que cada uma demanda.

Organização

Sem organização não há como gerir o tempo no dia a dia. Por conta disso, depois de analisar as tarefas, é preciso organizá-las em listas de fácil acesso e consulta.

Execução

Ao executar as tarefas, √© necess√°rio ter plena consci√™ncia do que est√° sendo feito. O foco deve ser total na atividade em execu√ß√£o, evitando-se situa√ß√Ķes que podem causar distra√ß√£o, como responder mensagens e deixar a televis√£o ligada.

√Č fundamental ter tranquilidade nesse momento e confiar que as demais tarefas ser√£o realizadas na hora certa.

Revis√£o

Ao final do dia, revise se todas as tarefas foram realizadas e refaça sua lista de prioridades para o dia seguinte.

√Č poss√≠vel que ao final de um dia algumas tarefas n√£o tenham sido terminadas, novas tenham chegado e outras mudado de categoria. 

Algumas atividades talvez não tenham sido terminadas, outras novas chegaram ou ainda algumas mudaram de categoria. Por essa razão, é fundamental revisá-las e reorganizá-las.

5. Kanban

O método Kanban é uma técnica extremamente simples e prática que ajuda na organização e priorização das suas tarefas diárias.

Ele consiste em um quadro separado em tr√™s colunas: ‚Äúa fazer‚ÄĚ, ‚Äúem execu√ß√£o‚ÄĚ e ‚Äúconclu√≠das‚ÄĚ. Assim, voc√™ pode classificar as suas atividades de acordo com o andamento delas.

A visualização do que precisa ser feito auxilia a planejar quais tarefas devem ser priorizadas, assim como alinhar o andamento de diferentes atividades.

Comentamos que o Kanban é uma ferramenta muito simples e prática devido à sua facilidade de utilização. Para montar um quadro, você precisa apenas de post-its ou papéis. Além disso, também é versátil, pois as colunas podem ser personalizadas da forma que você quiser.

Apesar de ser muito simples, hoje em dia existem ferramentas digitais que têm o método Kanban como base. Todas oferecem ainda mais praticidade e funcionalidades adicionais. Alguns exemplos são o Trello e a Asana.

Quer conhecer mais detalhes sobre o Kanban? Assista ao vídeo abaixo do Carlos Sander, Master Black Belt e fundador da CAE Treinamentos:

6. Zen To Done (ZTD)

O método de produtividade Zen To Done foi desenvolvido com base no GTD pelo escritor Leo Babauta, que tem diversos livros focados em maneiras de simplificar o cotidiano. Sendo assim, a sua ferramenta tem o objetivo de simplificar a priorização de tarefas.

O principal intuito do ZTD é te ajudar a definir quais são as atividades menos importantes do seu dia de forma rápida e prática. Dessa forma, você pode deixar de lado as tarefas dispensáveis e, consequentemente, melhorar a sua produtividade.

A execução desse método consiste na adoção de dez hábitos:

  • Colete informa√ß√Ķes: anote tudo sobre as suas tarefas;
  • Processe as informa√ß√Ķes: com base nas anota√ß√Ķes, defina rapidamente o que deve ser feito com a tarefa;
  • Planeje: defina as atividades mais importantes de cada dia com anteced√™ncia;
  • Execute: realize uma tarefa por vez, seguindo a ordem de prioridade;
  • Utilize um sistema simples e confi√°vel: organize as suas tarefas da forma que voc√™ acha mais simples, seja utilizando papel, post-it ou alguma ferramenta online;
  • Organize-se: n√£o deixe as atividades acumularem;
  • Revise: revise semanalmente as suas metas e tarefas para acompanhar o progresso de cada uma;
  • Simplifique: deixe apenas as tarefas e metas essenciais em sua lista;
  • Defina uma rotina: crie uma rotina que inclua os h√°bitos do ZTD para realmente incorpor√°-los em seu dia a dia;
  • Encontre a sua paix√£o: se voc√™ amar o que faz, dificilmente ir√° procrastinar.

Para quem acredita que a lista de hábitos é muito grande, Leo Babauta afirma que o método pode ser simplificado com apenas os quatro hábitos mais essenciais, que são os seguintes:

  • Colete informa√ß√Ķes;
  • Processe as informa√ß√Ķes;
  • Planeje;
  • Execute.

7. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto é um método de produtividade baseado na regra 80/20, que basicamente afirma que 80% dos resultados são fruto de 20% das tarefas executadas.

Ou seja, uma pequena parcela das suas atividades di√°rias s√£o respons√°veis pela conquista dos resultados mais importantes.

A ideia aqui é tornar a identificação das tarefas mais importantes do dia um hábito, porque, assim, é possível realizá-las primeiro, destinando a maior parte dos seus esforços.

Para conseguir identificar quais são as atividades que entram no seleto grupo dos 20%, é preciso analisar o impacto que cada uma tem na sua vida ou no seu negócio. Inclusive, caso haja dados que possam ajudar, é melhor ainda!

Por conta desse funcionamento, o Princípio de Pareto pode auxiliar até mesmo quando você não consegue finalizar todas as tarefas. Afinal, você terá priorizado as atividades responsáveis por 80% dos resultados.

Al√©m disso, esse m√©todo de produtividade se destaca pela sua versatilidade, podendo ser aplicado em diversos √Ęmbitos da vida pessoal e profissional.

Utilize os métodos em conjunto com tecnologias!

Nada como organizar o seu tempo com ajuda de apps e ferramentas online que facilitam a execução dos métodos de produtividade.

Atualmente, existe uma grande diversidade de aplicativos que podem te ajudar a fazer um quadro de tarefas online, como o Trello, o Asana e o Jira, por exemplo.

Por isso, além das sete técnicas que mencionamos, não deixe de usar também a tecnologia. Sua vida vai ficar bem mais fácil!

E caso você queira levar a sua produtividade a outro patamar, temos duas dicas adicionais: o GUIA da produtividade na empresa e nosso curso Matrizes de Priorização!

A certificação apresenta diversas metodologias que podem ajudar na priorização de processos, projetos e oportunidades, algo que pode melhorar a produtividade de toda a equipe envolvida.

Al√©m disso, o curso √© totalmente online e conta com aulas din√Ęmicas, apoios de consultores altamente qualificados e certificado reconhecido pela Associa√ß√£o Brasileira de Ensino a Dist√Ęncia – ABED e pelo The Council for Six Sigma Certification. Inscreva-se e garanta a sua vaga!

Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga e apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.

Autor

Formado em Engenharia Mec√Ęnica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especializa√ß√£o em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje est√° √† frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na √°rea.

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