Produtividade é a capacidade de conseguir focar na realização do maior número de atividades possíveis em menos tempo do que o previsto, sem perder a qualidade esperada. Um profissional que possui aptidão para realizar isso é considerado produtivo.
Sem tempo para ler este artigo sobre métodos de produtividade? Ouça o episódio vinte do Business Break, nosso podcast, e aprenda sobre como organizar o tempo:
O que são métodos de produtividade? Nada mais do que técnicas para fazer com que as atividades que você precisa realizar sejam executadas da forma mais organizada possível. Neste texto, reunimos sete métodos de produtividade:
Checklist “do pior ao melhor”;
Técnica Pomodoro;
Matriz Eisenhower;
Getting Things Done (GTD);
Kanban;
Zen To Done (ZTD);
Princípio de Pareto.
Há quem use até indicadores de desempenho para conseguir uma perfeita gestão do tempo e produtividade.
Mas, antes de medir os resultados dessa forma, recomendamos que você conheça os métodos de produtividade mencionados acima. Leia nossas dicas e aplique as técnicas que mais se adaptam ao seu estilo de trabalho!
7 métodos de produtividade para organizar seu tempo
1. Checklist “do pior ao melhor”
Checklist é, simplesmente, uma lista de tarefas. Esse é um dos métodos de produtividade mais antigos e eficazes para organizar o seu tempo.
Basicamente, você deve listar todas as atividades que pretende realizar em um dia e priorizá-las por ordem de importância. Dessa forma, é possível começar os seus dias com mais organização, realizando cada tarefa na ordem estabelecida.
Mas o checklist “do pior ao melhor” muda um pouco essa técnica de produtividade com o intuito de otimizar ainda mais o ganho de tempo que pode ser conquistado.
A diferença é a seguinte: ao invés de ordenar as tarefas de acordo com a importância, você deve começar pelas atividades que menos gosta de fazer, ou seja, as mais chatas e trabalhosas.
A ideia por trás desse modelo de gestão do tempo é que, ao chegar na empresa pela manhã cheio de energia, você já “tira da frente” aquelas coisas que não gostaria de fazer.
E a cada tarefa desagradável “vencida”, você se sente muito recompensado psicologicamente, tendo mais ânimo para realizar as próximas atividades.
Além disso, esse método de produtividade contribui para que o cansaço não prejudique a execução das atividades, porque as tarefas que ficam por último são as mais leves e agradáveis. Assim, fica muito mais fácil de encarar o final do expediente.
2. Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro, resumidamente, consiste em fatiar seu dia em vários períodos de trabalho e intervalos de descanso.
A ideia desse método de produtividade é que você divida o seu dia em períodos de 25 minutos de atividade e 5 minutos de descanso.
Durante os 25 minutos, concentração total nas tarefas. Após esse período de tempo, você tem 5 minutos para descansar e relaxar.
Depois de quatro ciclos desses, isto é, a cada duas horas, você pode fazer um intervalo maior, de uns 20 a 30 minutos, também para descanso e relaxamento.
Ao ficar totalmente concentrado nas tarefas durante 25 minutos, sem parar para nada, nem mesmo atender o celular ou verificar mensagens, a sua produtividade pode melhorar muito.
3. Matriz Eisenhower
Outro método de produtividade que pode ajudar a organizar o tempo do seu dia a dia foi criado pelo presidente americano Eisenhower.
A Matriz Eisenhower é baseada na classificação das suas tarefas de acordo com a importância e urgência de cada uma. Assim, é possível definir quais devem ser priorizadas.
É uma técnica um pouco semelhante ao checklist “do pior ao melhor”, não é mesmo? O objetivo é realmente parecido, contudo, o método de Eisenhower tem várias regras:
- se uma tarefa é importante e urgente, faça imediatamente;
- se uma tarefa é importante, mas não é urgente, marque em sua agenda o dia mais apropriado para fazê-la;
- se uma tarefa é urgente, mas não é importante, delegue-a para alguém capacitado a executá-la;
- se uma tarefa não é nem importante, nem urgente, esqueça dessa tarefa!
4. Getting Things Done (GTD)
Criado por David Allen, o método GTD é uma excelente ferramenta para organizar o trabalho. Essa técnica de produtividade se divide em cinco passos:
- Coleta das tarefas;
- Análise das tarefas;
- Organização;
- Execução;
- Revisão.
Entenda cada uma das etapas e veja como implementar essa metodologia no seu dia a dia:
Coleta
Trata-se da compilação de todas as tarefas que precisam ser realizadas em uma lista. O objetivo é tirar da cabeça todas as preocupações sobre compromissos e atividades.
Como tudo está devidamente anotado, você pode relaxar sabendo que nada será esquecido.
Análise
Agora é preciso analisar cada uma das tarefas para entender exatamente o que precisa ser feito e decidir em qual ordem elas devem ser realizadas.
Algumas atividades são inadiáveis, como reuniões e almoços, por exemplo. Outras podem ser feitas rapidamente, em menos de 2 minutos. Há ainda aquelas que vão demandar um longo planejamento.
As situações são muito variáveis, por isso a ordem de solução deve ser pensada de acordo com o tempo e dedicação que cada uma demanda.
Organização
Sem organização não há como gerir o tempo no dia a dia. Por conta disso, depois de analisar as tarefas, é preciso organizá-las em listas de fácil acesso e consulta.
Execução
Ao executar as tarefas, é necessário ter plena consciência do que está sendo feito. O foco deve ser total na atividade em execução, evitando-se situações que podem causar distração, como responder mensagens e deixar a televisão ligada.
É fundamental ter tranquilidade nesse momento e confiar que as demais tarefas serão realizadas na hora certa.
Revisão
Ao final do dia, revise se todas as tarefas foram realizadas e refaça sua lista de prioridades para o dia seguinte.
É possível que ao final de um dia algumas tarefas não tenham sido terminadas, novas tenham chegado e outras mudado de categoria.
Algumas atividades talvez não tenham sido terminadas, outras novas chegaram ou ainda algumas mudaram de categoria. Por essa razão, é fundamental revisá-las e reorganizá-las.
5. Kanban
O método Kanban é uma técnica extremamente simples e prática que ajuda na organização e priorização das suas tarefas diárias.
Ele consiste em um quadro separado em três colunas: “a fazer”, “em execução” e “concluídas”. Assim, você pode classificar as suas atividades de acordo com o andamento delas.
A visualização do que precisa ser feito auxilia a planejar quais tarefas devem ser priorizadas, assim como alinhar o andamento de diferentes atividades.
Comentamos que o Kanban é uma ferramenta muito simples e prática devido à sua facilidade de utilização. Para montar um quadro, você precisa apenas de post-its ou papéis. Além disso, também é versátil, pois as colunas podem ser personalizadas da forma que você quiser.
Apesar de ser muito simples, hoje em dia existem ferramentas digitais que têm o método Kanban como base. Todas oferecem ainda mais praticidade e funcionalidades adicionais. Alguns exemplos são o Trello e a Asana.
Quer conhecer mais detalhes sobre o Kanban? Assista ao vídeo abaixo do Carlos Sander, Master Black Belt e fundador da Frons:
6. Zen To Done (ZTD)
O método de produtividade Zen To Done foi desenvolvido com base no GTD pelo escritor Leo Babauta, que tem diversos livros focados em maneiras de simplificar o cotidiano. Sendo assim, a sua ferramenta tem o objetivo de simplificar a priorização de tarefas.
O principal intuito do ZTD é te ajudar a definir quais são as atividades menos importantes do seu dia de forma rápida e prática. Dessa forma, você pode deixar de lado as tarefas dispensáveis e, consequentemente, melhorar a sua produtividade.
A execução desse método consiste na adoção de dez hábitos:
- Colete informações: anote tudo sobre as suas tarefas;
- Processe as informações: com base nas anotações, defina rapidamente o que deve ser feito com a tarefa;
- Planeje: defina as atividades mais importantes de cada dia com antecedência;
- Execute: realize uma tarefa por vez, seguindo a ordem de prioridade;
- Utilize um sistema simples e confiável: organize as suas tarefas da forma que você acha mais simples, seja utilizando papel, post-it ou alguma ferramenta online;
- Organize-se: não deixe as atividades acumularem;
- Revise: revise semanalmente as suas metas e tarefas para acompanhar o progresso de cada uma;
- Simplifique: deixe apenas as tarefas e metas essenciais em sua lista;
- Defina uma rotina: crie uma rotina que inclua os hábitos do ZTD para realmente incorporá-los em seu dia a dia;
- Encontre a sua paixão: se você amar o que faz, dificilmente irá procrastinar.
Para quem acredita que a lista de hábitos é muito grande, Leo Babauta afirma que o método pode ser simplificado com apenas os quatro hábitos mais essenciais, que são os seguintes:
- Colete informações;
- Processe as informações;
- Planeje;
- Execute.
7. Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto é um método de produtividade baseado na regra 80/20, que basicamente afirma que 80% dos resultados são fruto de 20% das tarefas executadas.
Ou seja, uma pequena parcela das suas atividades diárias são responsáveis pela conquista dos resultados mais importantes.
A ideia aqui é tornar a identificação das tarefas mais importantes do dia um hábito, porque, assim, é possível realizá-las primeiro, destinando a maior parte dos seus esforços.
Para conseguir identificar quais são as atividades que entram no seleto grupo dos 20%, é preciso analisar o impacto que cada uma tem na sua vida ou no seu negócio. Inclusive, caso haja dados que possam ajudar, é melhor ainda!
Por conta desse funcionamento, o Princípio de Pareto pode auxiliar até mesmo quando você não consegue finalizar todas as tarefas. Afinal, você terá priorizado as atividades responsáveis por 80% dos resultados.
Além disso, esse método de produtividade se destaca pela sua versatilidade, podendo ser aplicado em diversos âmbitos da vida pessoal e profissional.
Utilize os métodos em conjunto com tecnologias!
Nada como organizar o seu tempo com ajuda de apps e ferramentas online que facilitam a execução dos métodos de produtividade.
Atualmente, existe uma grande diversidade de aplicativos que podem te ajudar a fazer um quadro de tarefas online, como o Trello, o Asana e o Jira, por exemplo.
Por isso, além das sete técnicas que mencionamos, não deixe de usar também a tecnologia. Sua vida vai ficar bem mais fácil!
E caso você queira levar a sua produtividade a outro patamar, temos duas dicas adicionais: o GUIA da produtividade na empresa e nosso curso Matrizes de Priorização!
A certificação apresenta diversas metodologias que podem ajudar na priorização de processos, projetos e oportunidades, algo que pode melhorar a produtividade de toda a equipe envolvida.
Além disso, o curso é totalmente online e conta com aulas dinâmicas, apoios de consultores altamente qualificados e certificado reconhecido pela Associação Brasileira de Ensino a Distância – ABED e pelo The Council for Six Sigma Certification. Inscreva-se e garanta a sua vaga!
Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga e apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.
