Sem tempo para ler o post? Então, escute o episódio “#023 – Como fazer reuniões produtivas” do nosso podcast Business Break:

Aprenda as nove etapas de uma reunião produtiva e como fazer para aumentar a produtividade e alcançar melhores resultados.

Os tipos de reuniões são oportunidades para encontrar soluções para problemas da empresa, organizar ações, estabelecer projetos, tomar decisões de forma conjunta, engajar e motivar uma equipe. 

Porém, podem ter o efeito completamente oposto caso o líder não siga algumas dicas para uma reunião produtiva.

A execução de uma reunião mal planejada pode gerar consequências como:

  • Perda de foco da equipe;
  • Não chegar a nenhuma conclusão ou solução;
  • Tomar tempo excessivo dos colaboradores;
  • Gasto de energia debatendo algo que poderia ser resolvido por e-mail;
  • Piorar o clima organizacional e gerar frustrações;
  • Burocracias em excesso.

Há também casos em que as organizações pecam pelo excesso de reuniões. Os encontros pessoais são necessários, porém, não devem ser realizados para debater qualquer assunto, dúvida ou decisão que surge dentro de uma empresa. 

Dependendo do contexto, alguns assuntos podem ser resolvidos de forma virtual ou através de um contato mais rápido e espontâneo entre colaboradores ou gestores.

Continue lendo e confira todas as dicas de como fazer uma reunião produtiva:

  • Planejar e definir pautas com antecedência
  • Começar a reunião compartilhando uma vitória
  • Ter foco
  • Definir quem é o responsável por cada tarefa
  • Produzir documentação
  • Pedir para que todos desliguem os celulares
  • Fazer reuniões à distância
  • Delegar tarefas
  • Manter a equipe em dia sobre os resultados

Mas afinal, como fazer uma reunião produtiva?

Quais atitudes podem evitar os problemas citados acima? A Frons  separou algumas dicas de reunião produtiva baseadas em opiniões de empresários de sucesso que podem ser utilizadas para orientar os encontros de sua equipe, gerando melhores resultados:

1) Planejar e definir pautas com antecedência

O profissional que está marcando a reunião deve refletir previamente sobre algumas questões. Deve-se ter em mente os seguintes pontos para uma reunião produtiva:

  • quais são os motivos que estão demandando o encontro;
  • qual o problema que se quer solucionar;
  • os tópicos bem definidos sobre o que será abordado.

É recomendável comunicar o objetivo da reunião para os colaboradores antes que ela aconteça, o que pode ser feito através de um e-mail. 

Para uma reunião produtiva também é positivo informar quanto tempo o encontro vai durar, para que os colaboradores possam se organizar em relação a isso. 

Quantidade não significa qualidade, alguns temas podem ser resolvidos em 15 minutos e não há problema enquanto a isso.

Outra recomendação é pesquisar as informações necessárias. Se a meta é debater como reduzir custos de determinada atividade, o gestor pode consultar o setor financeiro e se informar sobre os custos exatos da empresa e outras informações que sejam necessárias. 

Ao enviar o e-mail solicitando a reunião, também pode-se incluir esses conteúdos que servirão de base para a tomada de decisões.

Dessa forma, os membros já se preparam sabendo o objetivo da reunião, o tempo que o encontro levará e as informações necessárias para propor sugestões.

Lembre-se que o tempo dos colaboradores é significativo para que eles possam cumprir suas tarefas de forma menos estressante. Então, só lhes tome o tempo que for preciso.

2) Começar a reunião compartilhando uma vitória

Quando se compartilha uma conquista da empresa e valoriza-se os responsáveis por ela, desenvolve-se um sentimento de gratidão. Um jeito simples de motivar a equipe

Pode parecer indiferente, mas esse ato pode influenciar e estimular o clima, tornando a reunião produtiva com facilidade.   

Compartilhar uma vitória ajuda a melhorar o clima organizacional, pois logo no começo os funcionários já recebem uma notícia boa. 

O reconhecimento é um aliado para fazer com que todos se esforcem para solucionar problemas e realizar suas tarefas da melhor forma.

A empresa que sabe reconhecer e motivar seus funcionários alcança bons resultados, pois as pessoas são a base da padronização processos de uma organização.

3) Ter foco

Durante uma reunião, é fácil perder o rumo da conversa, ainda mais se o tema não tiver sido bem comunicado previamente. 

Caso o assunto seja enxuto, fazer reuniões em pé — chamado de Stand Up meeting — pode auxiliar sua equipe a manter a atenção.

Cabe ao líder ou quem estiver ministrando a reunião conduzir a conversa e auxiliar a manter o foco nos objetivos. 

Para fazer uma reunião produtiva prepare uma introdução bem delineada para delimitar o assunto. É preciso comunicar quais são as informações necessárias e qual o desafio será debatido durante o encontro.

Steve Jobs, fundador da Apple, em entrevista para a revista norte-americana Fortune, afirmou que as reuniões devem ter o mínimo de pessoas possível. 

Dessa forma, na sala deverão estar somente os colaboradores que têm responsabilidades com o que está sendo proposto. Pois, funcionários que não possuem vínculos com o que está sendo proposto estarão perdendo um tempo que poderia ser melhor aproveitado de outras maneiras.

Um encontro pequeno facilita que o foco seja mantido, contribuindo para que as melhores soluções sejam tomadas.

4) Definir quem é o responsável por cada tarefa

Uma reunião produtiva deve gerar ações que visem alcançar as metas e objetivos da empresa. O que faz um negócio crescer é:

  • a realização da gestão de processos;
  • a identificação dos problemas;
  • as atividades que são realizadas para solucioná-los.

Portanto, é preciso delimitar o que será feito, quem fará a ação e quando será realizado. A demarcação de prazo é necessária para que as atividades realmente sejam desenvolvidas.

Steve Jobs inclusive criou um sigla que era utilizada em suas reuniões: DRI — Directly Responsible Individual ou Indivíduo Diretamente Responsável.

Dentro da Apple sempre existia a designação de um responsável por cada projeto. Segundo Jobs, após as reuniões eram elaboradas listas de tarefas e do lado delas escrevia-se o nome do responsável direto por cada atividade.

Dessa forma, evitava-se as confusões na hora de organizar as ações e cria-se uma liderança na estruturação do novo projeto. 

Isso não quer dizer que o colaborador terá que realizar tudo sozinho, apenas significa que ele estará em uma posição de planejamento dentro das tomadas de decisões que envolvem o processo.

Estamos o tempo todo definindo metas e objetivos para nossa vida pessoal e profissional, mas será que sabemos defini-los com eficácia? No nosso vídeo abaixo, temos algumas dicas do assunto pra você!

5) Produzir documentação

Após o encontro de uma equipe é indispensável que se documente o que foi debatido e o que foi proposto. 

Dessa forma, evita-se repetições em futuras reuniões e dúvidas em relação às ações que foram tomadas. Deve-se enviar essa ata para todos os envolvidos, assim as informações são disseminadas entre a equipe, evitando incertezas e retrabalhos.

A importância da ata não é novidade. Alfred Sloan foi presidente da General Motors dos anos 20 até os anos 50 e reconhecido por causa da criação dos métodos de organização da GM, que na época estava à beira da falência. 

Sloan chamava essa documentação de “memorando de acompanhamento”.

Após fazer uma reunião produtiva, ele mandava os memorandos junto com planos de ação. O princípio era o mesmo que da ata, que conhecemos hoje em dia. 

Havia nos documentos um resumo do que foi dito, as conclusões que a equipe chegou e quais ações seriam tomadas. Assim como o prazo e quem era o responsável por cada tarefa. Sloan enviava uma cópia desse texto a cada um dos colaboradores.

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6) Pedir para que todos desliguem os celulares

É difícil ver um colaborador longe de seu celular, certo? Assim, é essencial que todos desliguem seus aparelhos antes de entrarem para fazer uma reunião produtiva, já que mensagens e chamadas podem desviar a atenção dos participantes.

Disponibilize um computador ou tablet para apresentações e eventuais pesquisas, mas não mais que isso. Desta forma, você assume o controle da reunião e evita conversas fora do tema.

7) Fazer reuniões à distância

Falando em tecnologia, há diversas plataformas que permitem videoconferências com vários participantes, como o Skype, Google Meet e Zoom

Conversar com uma pequena parte da equipe utilizando alguma dessas ferramentas é uma boa opção, já que não há desgaste com deslocamentos e atrasos. 

Entretanto, certifique-se de ter uma boa conexão para evitar falhas de áudio e vídeo para fazer uma reunião produtiva.

8) Delegar tarefas

Os colaboradores irão sentir que têm tarefas para realizar apenas quando a receberem, entenderem qual é a proposta e quais são os resultados esperados. 

Na hora de discutir novos projetos, aproveite o tempo da reunião para deixar claro a duração, quem serão os responsáveis e quais os resultados esperados.

E verifique se os responsáveis entenderam o que foi solicitado!

Confira mais dicas de como delegar tarefas.

9) Manter a equipe em dia sobre os resultados

Não adianta muito fazer uma reunião produtiva e não comunicar ao time envolvido se os resultados esperados estão sendo alcançados. 

Com isso em mente, marque um novo encontro, pontue para os colaboradores que os resultados estão sendo acompanhados e alcançados graças aos esforços de todos durante as reuniões. É uma dica simples, mas essencial para manter a equipe motivada.

Gostou das dicas de como fazer um reunião produtiva?

Uma reunião produtiva deve tomar apenas o tempo necessário, ser produtiva e focada. Os encontros pessoais possuem o seu valor e são necessários.. 

A comunicação “olho no olho” ainda é uma das melhores formas de se obter ideais produtivas, alcançando soluções e inovações.

As reuniões presenciais também são positivas para sincronizar as atitudes da equipe em relação aos objetivos da empresa. 

Uma organização que possui boa comunicação interna tende a ter melhores resultados e equipes mais motivadas.

Se você quer melhorar ainda mais seus processos de gestão de equipe, faça o download gratuito do ebook ‘Pensamento Lean em Back Office’. Nele você aprende mais técnicas para realizar atividades e evitar desperdício.  

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma e Gestão Empresarial. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 60.000 alunos na comunidade online. Com mais de 30 mil certificados emitidos, é CEO da Frons, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.