9 tipos de reuniões corporativas + dicas de produtividade

Sem tempo para ler o post? Então, escute o episódio “#023 – Como fazer reuniões produtivas” do nosso podcast Business Break:

É comum que em algum momento da carreira os gestores se façam os seguintes questionamentos: como conduzir cada um dos tipos de reuniões adequadamente? Como fazer uma reunião produtiva, que realmente funcione e traga resultados positivos? 

Afinal, além de resolver poucas das questões pendentes, as reuniões corporativas que não são produtivas acabam deixando nos participantes um gosto frustrante de terem gastado tempo à toa.

O objetivo é fazer uma reunião na qual os participantes se movimentam e discutem os temas o tempo inteiro e preparam o time para desenvolver tanto o trabalho quanto as soluções dos problemas.

Utilizar o tempo da reunião de forma eficaz traz uma boa dose de ânimo para a equipe e ainda contribui para construir admiração entre os participantes.

Em poucos minutos, os colaboradores sentem que são parte de algo muito maior do que a rotina com a qual estão acostumados a enfrentar todos os dias.

Continue lendo e conheça os tipos de reuniões corporativas e seus objetivos:

  • Reunião para a tomada de decisões
  • Reunião informativa
  • Reunião de feedback
  • Reunião de brainstorming
  • Reunião de treinamento
  • Reunião formativa
  • Reunião de desenvolvimento de novos projetos
  • Reunião de apresentação de resultados
  • Reunião Daily Scrum

Principais tipos de reuniões corporativas

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Antes de falarmos das dicas para ter mais produtividade nas reuniões, é importante conhecer os tipos de reuniões corporativas que costumam ser realizadas. 

A maior diferença entre elas está nos objetivos que devem ser empregados quando os gestores perceberem que há necessidade. Confira:

1. Reunião para a tomada de decisões

Esses tipos de reuniões são aqueles em que o líder em questão expõe dados, opiniões ou problemas para que os participantes – sejam eles gestores ou colaboradores – pensem e debatam diferentes soluções e respostas.

2. Reunião informativa 

Depois de tomar as decisões, é comum que os participantes sejam reunidos para serem informados sobre o que foi definido

Assim, os esforços de cada um são direcionados corretamente, de modo que os processos e resultados tornam-se mais eficientes e planejados.

3. Reunião de feedback

Geralmente, esses tipos de reuniões corporativas são conhecidos como um momento de tensão para os colaboradores.

Mas é simplesmente uma breve conversa de avaliação e repasse de desempenho sobre a atuação deles, ressaltando os avanços desde a última conversa e eventuais pontos que precisam de melhorar.

4. Reunião de brainstorming

Também chamada de reunião criativa, é conhecida por ter um tom mais informal. Esses  tipos de reuniões são realizados para:

  • gerar ideias; 
  • procurar soluções diferentes; 
  • buscar melhorias por meio de debates saudáveis; 
  • transformar os participantes em colaboradores ativos. 

Aqui, a criatividade é a principal ferramenta! Quer saber mais? Leia o post: “O que é brainstorm e como essa técnica pode revolucionar a qualidade da gestão na sua empresa”.

5. Reunião de treinamento

Este tipo de reunião é comum quando ocorre a contratação de novos colaboradores (onboarding) ou até mesmo a migração das equipes de um departamento para outro. 

É o momento para pontuar os processos da empresa e as tarefas que devem ser realizadas. Nas reuniões de treinamento, vale convocar gestores e colaboradores antigos da empresa.

6. Reunião formativa

Trata-se de um tipo de reunião ministrada por especialistas de temas específicos, com o objetivo de capacitar os colaboradores com o repasse de conhecimentos e procedimentos.

7. Reunião de desenvolvimento de novos projetos

Esse é um dos tipos de reuniões realizadas quando um novo projeto e a equipe precisa se reunir para repassar os pontos essenciais como:

  • objetivos do projeto;
  • etapas principais;
  • responsabilidades de cada membro do projeto;
  • prazos.

8. Reunião de apresentação de resultados

Esse tipo de reunião acontece em finais de projetos para apresentar para a equipe os resultados alcançados, aprendizados, etc.

Também é realizada no fechamento do ano para apresentar os resultados gerais para toda empresa: as conquistas, as melhorias feitas, premiações, etc.

Além de uma reunião importante de repasse, a apresentação de resultados é importante para a motivação da equipe.

9. Reunião Daily Scrum 

Também chamada de Stand-up meeting, é um dos tipos de reuniões que acontece todos os dias pela manhã nas empresas.

A reunião é feita com a equipe de pé justamente para que ela seja breve. O objetivo é:

  • fazer um repasse rápido do dia anterior;
  • repassar as prioridades do dia; 
  • identificar algum impedimento para alguma tarefa e solucioná-la. 

O limite de tempo de uma reunião Daily Scrum é de 15 minutos.

Como conduzir uma reunião produtiva?

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Usar o tempo disponível da melhor forma é uma preocupação frequente no mundo corporativo, principalmente quando o assunto são os tipos de reuniões. 

Abaixo, confira algumas dicas essenciais para ter reuniões produtivas com sua equipe:

Verifique se a reunião é realmente necessária

Se a empresa já tem uma rotina de reuniões feitas toda semana, faça uma reflexão: existe a necessidade de reuniões semanais

É assim que você conseguirá descobrir se os tipos de reuniões feitas na empresa são apenas para cumprir o que estava marcado na agenda ou se foram marcadas para discutir assuntos importantes. 

Mas lembre-se: é importante manter encontros periódicos com a equipe para mantê-la motivada! 

Defina um horário de duração e respeite-o

Para que qualquer um dos tipos de reuniões seja produtivo, deve ter definido horário de início e de término – e dificilmente haverá necessidade de mais de uma hora de conversa entre os participantes. 

Por isso, evite estender o tempo da reunião sem necessidade, já que isso pode desviar o objetivo do encontro.

Determine apenas um objetivo por reunião

Reuniões sem foco determinado e sem conexão devem ser evitados, já que eles entram nas discussões e desviam a atenção do que realmente importa. 

Assim, defina uma meta clara para a reunião e foque a atenção e discussões apenas em torno dela. Outros assuntos devem esperar até um próximo encontro.

Convoque apenas os participantes necessários

Por mais tentador que seja chamar uma grande quantidade de colaboradores para a reunião pode causar o efeito contrário do esperado: surgir uma quantidade excessiva de ideias, onde a maioria acaba descartada.

Caso a equipe seja grande, uma boa solução é dividir os participantes em grupos para que eles se envolvam e participem mais.

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Para saber mais sobre como conseguir o máximo de produtividade em todos os tipos de reuniões, sugerimos as seguintes leituras extras:

Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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