Métricas, expectativas, recursos humanos e materiais, são apenas alguns dos aspectos mais importantes dentro de uma empresa. Se tudo isso está um pouco bagunçado no seu negócio, não se preocupe, hoje nós vamos explicar o que é e como fazer diagrama de tartaruga.
Utilizado para facilitar e descrever processos, o diagrama de tartaruga é uma ferramenta que organiza recursos, entradas, saídas e outros campos que envolvem a atuação de uma empresa.
Indicado para processos recorrentes, ele auxilia na visualização das etapas, contribui para a análise de possíveis riscos e evita problemas futuros.
Como fazer diagrama de tartaruga
Dividido em sete partes, para fazer o diagrama de tartaruga é preciso ter uma visão ampla de todas as etapas do processo. Prepara o teclado ou o papel e a caneta porque agora é hora de aplicar a ferramenta na prática.
Processo
O primeiro tópico do diagrama é o processo em si. Ele identifica quem é o responsável pela execução e qual o resultado esperado.
Entradas
Aqui apresentamos tudo aquilo que é transformado durante o processo. Entra no processo, passa por uma modificação e sai, sem necessariamente ser algo palpável.
Para exemplificar, imagine um restaurante ou rede de fast food. O processo de preparar as refeições do cardápio demanda ingredientes, que visto como “entradas”, serão transformados nas refeições.
Saídas
As saídas são os resultados do processo, o que a operação emite quando termina. No nosso exemplo, seriam as refeições do cardápio preparadas dentro do tempo estimado, além da aparência e do sabor compatíveis com o gosto do cliente.
Recursos
Trata-se tanto de recursos materiais quanto humanos, o que inclui máquinas, ferramentas, softwares, colaboradores e toda a infraestrutura necessária para realizar o trabalho. No caso do restaurante ou rede de fast food, são os funcionários do local e instrumentos como embalagens, pratos e talheres para servir as refeições.
Quem
Neste tópico listamos todos aqueles que contribuirão de alguma forma na realização do processo. Todos os profissionais devem ter suas habilidades e competências bem definidas.
Seguindo o exemplo, seriam os cozinheiros, garçons, atendentes e funcionários da limpeza.
Como
Devem ser descritos os documentos, normas, procedimentos, checklists e práticas adotadas para a realização das tarefas. Esta etapa deve ser seguida rigorosamente, a fim de garantir a qualidade do produto ou serviço.
Para o restaurante ou rede de fast food, o ideal é que haja uma instrução de trabalho, com o passo-a-passo de como preparar as refeições e entregá-las aos clientes.
Indicadores
Esta é a última parte do diagrama de tartaruga. Depois de separar e analisar cada etapa do processo, é hora de monitorar os resultados e verificar se estão de acordo com o esperado.
É recomendado que todo o processo seja avaliado, para não só garantir que o objetivo seja alcançado, mas também identificar possíveis pontos de melhoria.
Pesquisa de satisfação, prazo de entrega dos produtos, caixa de sugestões e outras ferramentas podem ser utilizadas como indicadores de resultado.
Mas por que “Tartaruga”?
Apesar de peculiar, o nome faz todo o sentido. Como pode ser observado acima, a disposição das etapas formam um desenho semelhante ao de uma tartaruga.
O “processo” é representado pelo corpo, a “entrada” e a “saída” seriam o rabo e a cabeça, respectivamente, enquanto as quatro patas representam o “quem”, os “recursos”, o “como” e os “indicadores”.
Vantagens de utilizar o diagrama de tartaruga
Mais do que um modelo fácil de desenvolver, o diagrama de tartaruga:
- Auxilia no entendimento e na visualização do processo.
- Identifica os principais pontos do processo;
- É dinâmico, o que permite acrescentar outros elementos importantes do processo;
- Pode ser utilizado como um documento do seu negócio;
Desenvolver o diagrama de tartaruga junto da sua equipe e divulgá-lo pela empresa, contribui para que os colaboradores tenham controle não só sobre as suas atribuições, como também sobre todas as etapas do processo.
O diagrama e a ISO 9001
Com o intuito de garantir a otimização de processos e agilizar a produção, a ISO 9001 ajuda o gestor a identificar e melhorar processos ineficientes dentro da organização.
A norma ISO 9001 diz que “a organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização, e deve: determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos; determinar a sequência e a interação desses processos”.
O diagrama de tartaruga serve de informação documentada, ajuda a preencher os requisitos da ISO e assegura a conformidade dos processos.
Sem contar que aplicar a ISO 9001 no seu negócio reduz os custos com produtividade; controla a rotina de trabalho; aumenta as oportunidades no mercado, já que muitas empresas grandes só compram de fornecedores com selo ISO; melhora a comunicação dos colaboradores.
Saiba ainda mais sobre Como fazer diagrama de tartaruga
Agora que você já sabe o que é, qual a importância e como fazer o diagrama de tartaruga, que tal saber ainda mais quando o assunto for gestão de processos?
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