Passo a passo do método GTD: descubra como otimizar o tempo de cada tarefa

Em algum momento da vida, sentiu que não tinha tempo para mais nada ou que a vida tornou-se uma bagunça completa? Pode ser também que você tenha dificuldade de priorizar as tarefas, e não consegue visualizar muito bem o que é mais urgente. Para resolver todas essas questões, é essencial conhecer o passo a passo do método GTD. Trata-se de um método muito popular, que traz a redução do estresse, otimização do tempo e uma boa flexibilidade para gerenciar as tarefas da rotina.

Neste artigo, vamos explicar as origens, como funciona o passo a passo do método GTD e como executá-lo dentro da empresa. Confira:

 Afinal, o que é GTD?

O GTD é um método de organização cuja sigla indica a expressão “getting things done”. O nome do método vem do livro “A arte de fazer acontecer”, escrito por David Allen, consultor e instrutor de produtividade norte-americano. A criação do GTD o deixou conhecido em todo o mundo! E não é para menos, uma vez que o método consiste em simplesmente ordenar as tarefas em listas e processá-las por meio de procedimentos eficazes e descomplicados.

Como as pessoas lidam com cada vez mais informações e tarefas em seu dia a dia, o GTD vem ganhando um grande espaço no ambiente corporativo. Há diversas empresas na atualidade que investem no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores e, nestes momentos, é comum ver cursos de GTD para o time aprimorar sua produtividade e organização por meio do gerenciamento de ações, um dos principais pilares do método.

O método GTD tem uma estrutura simples e 2 características básicas: reorganizar as tarefas de maneira eficiente para tirar da mente todo o peso e responsabilidade de manter ali a lembrança constante da lista dos afazeres. Afinal, a partir do momento em que a mente não precisa mais manter a lembrança de uma tarefa que precisa ser finalizada, o pensamento fica livre para buscar novas ideias, estratégias e utilizar toda a criatividade para propor novas soluções. Além disso, o que precisa ser feito fica a critério da pessoa que está aplicando o método, que deverá considerar o que pode, deve ou mais precisa fazer naquela circustância.

O passo a passo do método GTD

O GTD é formado por 5 etapas. Conheça o passo a passo do método GTD abaixo:

  1. Coletar

O objetivo desta etapa é tirar da cabeça todas as lembranças, pensamentos e ideias relacionadas às tarefas que devem ser feitas, passando-as para algum lugar mais confiável. E, aqui, vale considerar qualquer tipo de tarefa: desde o envio de um relatório até marcar no papel a data de finalização de um grande projeto.

Aproveite este momento para preencher um caderno, uma agenda ou o que for mais confortável com tudo que precisa ser feito e deixe sua mente mais tranquila.

  1. Processar

Agora, é preciso esclarecer tudo que você escreveu na etapa anterior. A sugestão é organizar as tarefas em algumas listas específicas: na “caixa de entrada”, devem ficar todas as tarefas que foram anotadas. A lista de “projetos” deve conter as tarefas que precisam de mais de uma ação. Já as da lista “calendário” devem ser aquelas que têm prazos. As da lista “algum dia” contêm ideias incertas, enquanto as da lista “espera” são aquelas que dependem de outras pessoas. Se for necessário, crie uma lista de referências.

David Allen recomenda que as ações que possam ser resolvidas em 2 minutos devem ser feitas imediatamente. Se não for possível naquele momento, coloque-as na lista de anotações, em post-its ou em lembretes do celular.

  1. Organizar

Não adianta muito ter uma longa lista de tarefas totalmente desordenada, certo? Por isso, uma sugestão é utilizar um calendário ou algum outro meio. Independentemente da opção que você escolher, é importante categorizar as tarefas em grandes projetos, ações cotidianas e atenção especial. Não se esqueça de reservar algum tempo do seu dia para eventuais atrasos ou imprevistos que possam ocorrer!

  1. Revisar

Esta etapa é destinada a rever tudo que você fez nos itens anteriores, atualizando informações que possam ter sido alteradas e verificando todos os afazeres novamente. Caso já tenha feito alguma tarefa, risque-a da lista e já planeje as ações da próxima semana.

  1. Prática

Finalmente, chegou o momento de colocar todo este planejamento em prática. Use suas listas e calendários como uma forma de priorizar as ações e dedicar o tempo necessário para cada uma delas. E lembre-se: realize as atividades sabendo que aquilo que está sendo feito é a ação mais importante do momento.

O GTD e as empresas

Já pensou no tanto de organização e tranquilidade que este método pode conferir para a sua organização? Pois é, quando bem executado, o método GTD é uma excelente ferramenta para organizar as atividades da semana.

Tudo vai começar sempre com o ato de montar todas as listas com antecedência, começando sempre pela caixa de entrada. Assim, as tarefas que exigem outros colaboradores podem ser colocadas na categoria “em espera”, junto de referências para facilitar a execução.

É importante tomar cuidado com as categorias das demandas. Por exemplo, você pode dividir as ações de acordo com os momentos em que as tarefas serão cumpridas, utilizando categorias como “reunião”, “treinamento”, “ligação para o cliente”, entre outros.

Em pouco tempo, os colaboradores irão sentir os benefícios: a gestão do tempo torna-se mais eficiente, fica mais flexível, a produtividade aumenta e, claro, a organização também.

Para completar seus conhecimentos sobre métodos de produtividade, recomendamos as seguintes leituras:

Qual é a importância da produtividade?

O que é o método GTD?

Como organizar o tempo no dia a dia?

Você pode também clicar neste link para se inscrever em nosso curso de Ferramentas da Qualidade, que conta com mais de 20 horas de conteúdo, acesso completo ao EAD, certificado de conclusão e muito mais.

Não se esqueça de curtir nossa página do Facebook, se inscrever no nosso canal do Youtube e, claro, acompanhar as publicações do nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades!

Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP - com as certificações Green Belt - 6 Sigma, Aerodinâmica aplicada e Python no currículo, hoje faz parte do time da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.