Plano de ação para reduzir custos: como fazer + planilha

Sem tempo para ler este artigo sobre plano de ação para reduzir custos? Ouça algumas dicas de gestão e redução de custos para pequenas e médias empresas do Haroldo Matsumoto, da Prosphera Educação Corporativa:

A elaboração de um plano de ação para reduzir custos é essencial para que os gestores consigam administrar de maneira eficiente as finanças de uma empresa. Essa estratégia pode proporcionar diversos benefícios, como os seguintes:

  1. prevenção de desperdícios;

  2. otimização dos gastos;

  3. segurança diante imprevistos financeiros;

  4. lucro maior.

Por isso, conhecer as práticas necessárias para reduzir custos na sua empresa pode ser revolucionário. Afinal, qual organização não procura formas eficazes de aumentar os seus lucros, não é mesmo?

Continue lendo para aprender a como fazer um plano de ação para reduzir custos, evitando desperdícios e falhas financeiras em seu negócio. Confira!

O que é um plano de ação?

Antes de entrarmos no âmbito corporativo, mostraremos uma situação hipotética da vida pessoal para que você consiga entender facilmente o que é um plano de ação.

Imaginemos que você queira adquirir um imóvel próprio. Contudo, para alcançar essa meta é preciso considerar diversos fatores para que seja possível chegar ao momento da compra da propriedade.

Os pontos a se considerar são vários: é preciso economizar dinheiro, fazer uma pesquisa de imóveis, analisar opções de financiamento e por aí vai.

Conforme você for trabalhando nos itens dessa lista, será possível notar que eles se desdobrarão em ações ainda mais específicas. 

Isso ilustra muito bem a importância de um plano de ação. É essa técnica de planejamento que irá guiar a compra do imóvel de modo que você possa prever e reagir a eventuais situações adversas. 

Na rotina corporativa, é fundamental tomar as decisões certas quando as coisas não ocorrem conforme o planejado. Isso é importante principalmente para que a gestão dos custos seja feita de forma eficiente. 

Dessa forma, o plano de ação permite que as decisões e as atividades relacionadas a um objetivo sejam controladas de maneira segura.

Sendo assim, um plano de ação para reduzir custos é essencial para o bom funcionamento de qualquer estrutura organizacional, seja ela simples ou complexa. 

Ele permite que todos os recursos da empresa – que incluem pessoas, verbas e sistemas – possam se conectar aos objetivos e benefícios, criando um ecossistema para buscar a melhor performance técnica e financeira da estrutura.

Como identificar os custos operacionais da empresa?

Os custos operacionais de uma empresa geralmente são os que têm uma maior margem de redução. Isso acontece porque é muito comum não se atentar a pequenos detalhes que podem gerar desperdícios e gastos excessivos.

Antes de apresentar quais são essas despesas, temos um recurso muito útil para você: uma Planilha para Cálculo de Custo Operacional, elaborada pela SisMais Tecnologia.

Ela possibilita calcular facilmente qual percentual do faturamento os custos operacionais representam. Faça o download gratuitamente para recebê-la em seu e-mail!

Agora, conheça alguns custos operacionais que podem ser os responsáveis por gastos excessivos:

  • Serviços de telefonia e de internet; 
  • Papel, impressões e materiais;
  • Demissão e contratação de funcionários;
  • Logística e frete

Serviços de telefonia e de internet 

É comum que estes dois custos sejam fixos na empresa. Entretanto, eles se tornam um problema quando planos de telefone e internet são assinados sem considerar qual é a real necessidade.

É possível entender se esses serviços são necessários por meio de algumas reflexões: há mais ligações interurbanas ou locais? Qual é a velocidade de internet ideal para a realização das atividades? 

Analisar estas questões e realizar pesquisas aprofundadas de planos pode trazer impactos diretos na redução de custos.

Papel, impressões e materiais

É verdade que as empresas e escritórios utilizam cada vez menos impressões em papel, já que é muito mais prático – e menos nocivo ao ambiente – utilizar arquivos digitais sempre que possível. 

Entretanto, há documentos importantes que precisam estar fisicamente em mãos. Neste caso, uma ação simples e efetiva é fazer as impressões utilizando os dois lados da folha. 

Demissão e contratação de funcionários 

Estes são dois processos que costumam gerar grandes custos para a empresa, pois há os treinamentos para os novos colaboradores, a adaptação dos recém-chegados na empresa e o pagamento dos direitos trabalhistas para aqueles que foram demitidos. 

Sendo assim, vale conferir se realmente é necessário contratar uma nova pessoa para o cargo em questão.

Logística e frete

Na hora de comparar os fornecedores, é essencial não se limitar apenas ao valor tabelado nas mercadorias. 

Por isso, é importante se atentar também aos gastos relacionados com logística e frete, que podem deixar muito mais caro um preço que, à primeira vista, parecia atrativo.

Agora que você já conhece alguns custos operacionais que, normalmente, existem nas empresas, confira oito dicas de como reduzi-los:

dicas de como reduzir custos operacionais da empresa
Fonte: NFE.io

Como fazer um plano de ação para redução de custos?

Você conheceu as possíveis fontes de gastos excessivos, mas como montar um plano de redução de custos? Veja as etapas:

  1. Defina uma equipe;
  2. Reúna o time;
  3. Faça um brainstorm;
  4. Estabeleça os prazos e os objetivos;
  5. Monitore os resultados.

1. Defina uma equipe

Para montar um plano de ação para reduzir custos, é preciso definir uma equipe multidisciplinar e com uma visão ampla da organização. Portanto, considere incluir ao menos um representante de cada área importante da empresa.

Só é preciso se atentar a um ponto:  uma equipe enxuta é melhor. Então, mesmo que a empresa seja de grande porte, é importante manter essa equipe com um número reduzido de pessoas, uma vez que grupos pequenos costumam trabalhar melhor.

2. Reúna o time 

Antes de iniciar qualquer ação prática, agende uma reunião com este time que foi formado. Neste dia, serão apresentados dados e informações sobre a situação que gerou a necessidade de pensar em estratégias de redução de custos. 

Uma boa dica é nomear um líder – de preferência, da área financeira ou de produção – para ser o responsável pela execução e direcionamento do plano de ação para reduzir custos.. 

3. Faça um brainstorm

O brainstorm é uma ótima ferramenta para que uma equipe consiga pensar em formas de solucionar problemas com ideias criativas, realistas e eficientes.

Então, procure organizar um brainstorm com a equipe responsável pelo plano de ação para reduzir custos. Isto ajudará a encontrar possíveis soluções e a estimular o trabalho em equipe.

Também aproveite este momento para receber sugestões e ideias dos representantes sobre como cada área pode contribuir para a redução de custos. 

Se você sentir que os participantes estão dispostos, proponha também um debate sobre como cada área pode contribuir com a outra. 

4. Estabeleça os prazos e os objetivos

O próximo (e último) encontro do time será realizado para alinhar e aprovar as ideias que foram apresentadas. 

Em seguida, o líder deverá definir os prazos e as metas necessárias para que cada uma dessas ações seja colocada em prática. 

5. Monitore os resultados

A única forma de saber se o plano de ação está sendo efetivo é por meio do acompanhamento da execução e dos resultados. 

Para isso, defina KPIs para monitorar. Assim, o líder poderá avaliar se há necessidade de realizar mudanças no plano de ação para reduzir custos.

Com organização e dedicação por parte dos colaboradores envolvidos, é possível realizar um plano de redução de custos que traga os benefícios desejados pela empresa. 

Por isso, é fundamental que todos fiquem atentos ao que ocorre dentro da organização, pois só assim será possível tomar as decisões necessárias para que a situação financeira se torne favorável.

Para não esquecer nem um passo na hora de montar um plano de ação para reduzir custos, você utilizar este checklist:

checklist plano de ação para reduzir custos
Fonte: NFE.io

Como o Lean Six Sigma pode ajudar a reduzir custos?

O Lean Seis Sigma é uma metodologia totalmente focada na melhoria contínua de empresas, ou seja, na otimização dos processos.

Esta técnica auxilia na identificação de falhas e de desperdícios, possibilitando encontrar formas de solucionar estes problemas. E, uma vez que esses fatores podem causar perda de dinheiro, o Lean Six Sigma ajuda a reduzir custos.

Quer saber mais sobre essa metodologia? Então, inscreva-se na certificação online e gratuita em White Belt – Lean Seis Sigma.

Este curso oferecerá os conhecimentos básicos necessários para iniciar a sua jornada de aprendizado em Lean Six Sigma. Você aprenderá a ter uma visão mais estratégica, tornando-se capaz de notar possíveis otimizações de processos com mais facilidade.

Além disso, a certificação conta com aulas curtas e dinâmicas para facilitar o seu estudo, apostila exclusiva, suporte de consultores altamente qualificados e certificado validado pela Associação Brasileira de Educação à Distância e pelo The Council for Six Sigma Certification.

Caso você queira saber como são as aulas do curso antes de se inscrever, temos uma aula sobre os custos dentro das empresas disponível em nosso YouTube. Veja:

 

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP - com as certificações Green Belt - 6 Sigma, Aerodinâmica aplicada e Python no currículo, hoje faz parte do time da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.