Aprenda como fazer uma folha de verificação em 5 passos

Você sabe como fazer uma folha de verificação?

Ou melhor: você sabe o que é folha de verificação?

Então vamos começar entendendo primeiro o conceito.

A folha de verificação é uma das técnicas que utilizamos com o objetivo de definir, mensurar, verificar e propor soluções para as questões que interferem na otimização de processos. É uma das ferramentas da qualidade mais utilizadas e importantes.

Ela é composta por formulários que são utilizados para facilitar e padronizar o apontamento de dados e a organização desses para a estratificação. Para o profissional de engenharia, saber como elaborar uma folha de verificação com checklist é essencial para o sucesso de suas atividades.

A padronização e a rapidez na coleta de informações asseguram uma maior probabilidade de que os dados apurados estejam alinhados com os fatos e a realidade do processo que está sendo analisado.

Caso isso não ocorra, as demais ações que dependem dessas verificações de melhoria poderão ser fundamentadas sobre informações incorretas, comprometendo todos os processos.

Quer saber como fazer uma folha de verificação completa? Então continue a leitura!

Mas, afinal, por que a folha de verificação é tão importante?

Porque é nesse relatório que são agrupadas as categorias de dados para a validação das suposições sobre a influência de alguns parâmetros. As ferramentas de verificação são mais simples quando falamos de ferramentas de qualidade.

Resumidamente, elas têm como objetivo tornar os processos padronizados e organizar a coleta de dados, podendo utilizar, para isso, quadros, tabelas ou planilhas.

Quer entender melhor como coletar os dados que você precisa confiavelmente? Dá uma olhada no que o nosso especialista Master Black Belt Carlos Sander traz sobre o assunto:

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Com essa folha, a pessoa responsável vai até o local em que o processo acontece para:

  • compreender o funcionamento das atividades;
  • analisar onde estão as questões que podem ser resolvidas;
  • coletar dados para identificar a causa de erros.

Para fazer essas análises, você precisa estar atento e identificar onde estão as oportunidades de melhoria contínua na produção.

Tipos de folha de verificação

Antes de explicar como fazer uma folha de verificação, é importante falar que existem três tipos principais. A escolha de cada uma varia de acordo com o objetivo da coleta de dados. Veja, a seguir, como funciona cada uma delas:

1. Folha de verificação para a análise da distribuição de um item de controle

Esse primeiro tipo de folha de verificação é usado quando se quer conhecer e analisar a distribuição dos valores de um item de controle, ou ainda, de interesse associado a um determinado processo.

No cabeçalho da folha, você precisa colocar as informações a respeito do que foi processado como hora, data, estágio, produto e total verificado.

Na parte inferior, temos colunas que podem ser apontadas com as especificações dos pesos e suas variações.

Com essas variações, você tem condições de analisar onde estão as causas e a maior incidência de erros no processo. Além disso, é possível saber se a empresa está produzindo abaixo ou acima da média.

Como resultado, tem-se uma outra ferramenta da qualidade, o histograma.

2. Folha de verificação de itens defeituosos

Essa folha é usada quando desejamos identificar quais os tipos de defeitos mais frequentes e o número de vezes em que a causa deles ocorre.

É fundamental colocar todas as informações do cabeçalho, para que se tenha o controle de todo processo de produção. A utilização da folha de verificação de itens defeituosos é fundamental para o gerenciamento e o desenvolvimento da produção.

Isso porque, com ela, você tem condições de verificar o número de defeitos e quais são eles. Com o resultado apurado a partir da folha de verificação, você tem as informações necessárias para a construção de outra ferramenta da qualidade, o Gráfico de Pareto.

Como fazer uma folha de verificação?

Separamos para você 5 passos para montar uma folha de verificação de acordo com as suas necessidades. Acompanhe!

Defina seus objetivos

Antes de sair por aí fazendo folhas de verificação, você já deve saber exatamente quais são as informações necessárias para alimentar a sua base de dados e como essa apuração deve ser feita.

Depois disso, você terá condições de identificar a causa raiz da questão a ser trabalhada.

Determine o tipo de folha de verificação

Determine o tipo de folha de verificação mais alinhado com as suas necessidades e dê um nome conforme a sua utilidade.

Esse passo é muito importante, pois se você não tiver a folha correta, não vai ter os dados corretos, acarretando na chamada “análise falsa”.

Construa um formulário claro

É necessário elaborar um formulário claro e de fácil manuseio. Para isso, esteja certo de que todas as colunas estão claramente tituladas e de que há espaço suficiente para o registro das informações.

Lembre-se de reservar um campo de identificação da pessoa responsável pelo preenchimento da folha.

Envolva as pessoas no processo

É importante envolver todas as pessoas que fazem parte do processo e orientá-las quanto ao preenchimento correto da folha de verificação.

É essencial sempre estar em contato com todos os funcionários que estão na linha de produção, conscientizando-os sobre a importância de receber a equipe de verificação.

Além disso, você precisa informar para todas as pessoas que fazem parte do processo como será feita a coleta, além de onde e quando.

Reforce com a equipe que esse é um processo importante e que ela tem total liberdade para propor ideias, a fim de melhorar os procedimentos.

Faça testes

Certifique-se de estar seguro quanto aos fatores que devem ser apurados para as análises que constam na lista de verificação.

Isso é importante para você poder enxergar algum eventual equívoco de elaboração. Também é indicado que você faça testes antes de usar a folha de verificação.

Finalmente, tenha em mente que, para uma boa utilização da folha de verificação, é preciso que você tenha um cronograma de atividades criteriosamente construído para a construção e validação, indo de etapa por etapa, para que tudo ocorra da forma correta.

A padronização da coleta das informações otimiza sua efetividade, elimina retrabalhos e informações equivocadas.

Além disso, passa credibilidade para a equipe, o que possibilita que as ações necessárias sejam efetivadas para a melhoria contínua dos processos da empresa.

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.