Por que você deveria usar um software de gestão de processos?

O que mudou na sua rotina profissional desde o início da pandemia do coronavírus? É muito provável que o seu trabalho tenha se tornado, em grande parte ou até completamente remoto. Por isso, diversos líderes vêm buscando software de gestão de processos para manter a organização do que acontece na empresa. Mas afinal, o que é um software de gestão de processos? Em quais situações utilizá-lo? Continue a leitura para saber mais:

Por que um software de gestão de processos é tão importante?

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil nem mesmo para os empresários experientes; projetos e desafios aparecem todos os dias, e eles exigem estrutura adequada para serem encarados, decisões precisam ser tomadas, há contas para pagar, e-mails a serem respondidos com agilidade e muito mais. São várias coisas acontecendo ao mesmo tempo, e administrar tudo isso não é simples.

Por mais que estejamos em um período cheio de ferramentas tecnológicas à disposição, existem empresas que convivem com o caos tomando conta dos processos e da rotina. O problema é que isso se torna algo tão presente que muitas vezes a confusão da situação acaba sendo percebida pelos gestores somente quando as coisas começam a sair do controle. Por exemplo: os colaboradores começam a faltar, os clientes reclamam do atendimento ou dos produtos, a produção começa a apresentar mais atrasos e defeitos e por aí vai.

A boa notícia é que realizar a gestão de processos é algo que pode ser feito com o uso de muita disciplina e organização.

Como é organizar processos: com software x manualmente?

Imagine que um colaborador ficou responsável por organizar os processos de uma empresa que produz peças para computador. Para que essa pessoa dê conta de visualizar tudo que acontece na empresa, será necessário estar na linha de frente de todos os processos para acompanhar de perto tudo que acontece em cada uma das etapas. Além disso, o colaborador em questão vai precisar tomar nota de tudo, mas pode ser que erre em uma anotação ou outra. Depois, precisará encontrar um método para organizar os dados que coletou e apresentá-los para a equipe. 

Pois é, organizar os processos manualmente está longe de ser uma tarefa fácil. Acontece que ainda há gestores que preferem que tudo isso seja feito de forma manual, mesmo com a maior demora na execução, possibilidade de erros e muito mais.

Por isso, existem diversos softwares, tanto pagos quanto gratuitos, para facilitar a organização e gestão dos processos. Com eles, torna-se muito mais fácil e eficiente monitorar os gastos para identificar possíveis desperdícios financeiros e eliminar tarefas que não têm tanta importância. 

Além disso, esses softwares contam com recursos criados especialmente para automatizar diversas funções importantes para o negócio. Já pensou em definir facilmente os processos internos com apenas alguns cliques? Pois é, isso economiza tempo da equipe e ainda melhora os resultados, já que automatizar as tarefas burocráticas diminuem as chances de falhas ocorrerem. 

Outra grande vantagem está no fluxo de informações internas. Ao invés de dados espalhados e fragmentados, com um software é possível centralizar as informações e acessá-las de forma simples e rápida. Com isso, a comunicação interna é feita com muito mais eficiência, já que toda a equipe pode acompanhar o fluxo de informações e, assim, fica ciente das situações nas quais os processos se encontram.

Ficou curioso para conhecer algum desses softwares para organizar os processos da empresa? Veja abaixo algumas sugestões:

Exemplos de software de gestão

É comum que as empresas busquem opções para organizar os processos e para manter o controle da gestão. Como boa parte das equipes não está no escritório no momento, é essencial deixar todos os processos organizados para que todos consigam acompanhar o que está acontecendo. Confira algumas ferramentas que podem ser bastante úteis:

Trello

O Trello é uma ferramenta muito popular para organizar a gestão de processos e tarefas a serem realizadas. Baseado no método kanban, o grande diferencial dessa ferramenta está na facilidade de utilizá-la: basta criar as listas onde as tarefas e projetos ficarão e adicionar cartões com descrições, checklists, colaboradores envolvidos no projeto e muito mais. Toda a equipe tem acesso a esses cartões, e pode gerenciá-los também.

Asana

O software Asana vem com uma proposta parecida, apesar de ser um pouco menos flexível. Essa ferramenta também é focada no cumprimento das metas, e funciona muito bem em empresas que precisam definir os processos de forma mais rígida. Além disso, a Asana é uma plataforma que permite um monitoramento claro de cada projeto por parte de toda a equipe. 

Heflo

O grande diferencial do Heflo em relação às outras ferramentas que apresentamos está no fato do Heflo ser um software criado especialmente para o gerenciamento de processo de negócios. O Heflo permite definir os processos, delegar responsabilidades, criar formulários com prazos e padronizar as operações. E tudo isso fica armazenado na nuvem! 

Runrun.it 

O Runrun.it é um popular software de gestão de trabalho, que permite que a equipe gerencie os projetos, fluxo de tarefas e até mesmo os custos da execução – e tudo isso permite aumentar a produtividade do time, pois a ferramenta apresenta estimativas reais de entrega e reduz as chances de um projeto acabar sendo atrasado. A plataforma permite, ainda, distribuir as demandas entre os membros da equipe e organizar a comunicação entre eles.

Vale lembrar que o uso dessas ferramentas não precisa se restringir apenas ao período de quarentena, e pode se estender para se tornar parte da rotina da empresa. Assim, escolha aquele que se adaptar melhor aos processos da organização e você verá os benefícios!

Para seguir com seus conhecimentos sobre a gestão de processos, indicamos as seguintes leituras:

Software para gestão da qualidade: entenda porquê utilizá-los e quais são os melhores
Gestão de processos: o que é e quais são as etapas
As 5 ferramentas de gestão mais utilizadas para otimizar a rotina e os processos da empresa

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Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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