Melhoria Contínua de processos: ferramentas e métodos para aplicar

Aprenda como implementar o conceito de melhoria contínua e quais métodos e ferramentas podem ser utilizadas para aumentar o seu sucesso na prática

Vivemos em uma época em que tudo está em transformação constante, desde as mudanças tecnológicas até as dinâmicas sociais e a comunicação entre as pessoas. A busca pela melhoria contínua dentro de uma empresa deve ser implantada para conseguir que seu negócio sobreviva dentro dessa realidade, que está sempre em fluxo contínuo.

Caso sua empresa não se atualize, ou não consiga acompanhar as modernizações da área que atua, você pode ter problemas. Essas consequências podem ser:

  • prejuízo financeiro
  • atraso em relação à concorrência
  • desorientação tecnológica
  • má reputação
  • insatisfação dos clientes
  • perda de consumidores

Devido à alta competição do mercado as empresas têm se mantido atentas para realizar melhorias contínuas em seus processos.

Mas como se manter atento e atualizado para obter bons resultados? Calma, com a aplicação de metodologias corretas para melhoria contínua e as ferramentas certas, seu negócio pode melhorar cada vez mais e se manter atual.

Benefícios de se colocar em prática a melhoria contínua de processos  

A princípio, vamos revisar a definição sobre o que é um processo. Processo é um conjunto de ações realizadas por pessoas, sejam empreendedores ou funcionários, que visam um objetivo final. Esse objetivo pode ser um produto, um serviço ou a realização de uma etapa dentro da empresa.

Quanto melhor estiverem funcionando os processos dentro de uma empresa, melhor estará a satisfação de seus clientes. Além disso, os funcionários também podem melhorar seu desempenho ao constatar que os frutos de suas ações estão gerando resultados melhores.  

Um planejamento que envolva melhoria contínua pode trazer:

  • lucratividade
  • prevenção de erros
  • desenvolvimento da empresa
  • clientes mais satisfeitos
  • manutenção dos resultados
  • evolução da comunicação interna
  • repositório de conhecimento interno
  • diminuição do ato de errar duas vezes da mesma forma
  • maior conexão e comunicação com os funcionários

A comunicação com os funcionários de uma empresa é vital para estratégia de melhoria de processos. O ato de conversar com as pessoas que manuseiam e são influenciadas pelos processos é um facilitador para identificação de onde deve-se implantar melhorias.

Quer dicas de como interagir melhor com sua equipe e inspirar confiança para seus funcionários? Confira este artigo de nosso blog.

Implementação da melhoria contínua

Como começar a implementar um processo contínuo de melhoria?

1) Identificar e entender o problema

Primeiramente, deve-se realizar uma reflexão sobre os defeitos contidos nos processos de sua empresa. Essa análise deve ser feita regularmente para que se possa evoluir continuamente. 

Geralmente, apurar sobre quais processos necessitam melhorias permite o descobrimento de várias atividades dentro da empresa que podem ser otimizadas. 

Dessa forma, é necessário categorizar os processos defeituosos. A partir de então, deve-se fazer uma seleção sobre quais processos geram lucro e são impactantes para empresa. Feito isso, são com eles que devemos gastar nossas energias e atenção para aprimorá-los.

Assim, os gestores estabelecem um foco nos processos geradores de lucro e evolução, identificando onde estão as reais necessidades de mudança.

2) Seleção de métodos e ferramentas para alcançar a melhoria contínua 

Depois de determinar quais processos serão o foco das otimizações, deve-se decidir quais são as melhores abordagens para se pôr em prática esses projetos de melhoria. 

Os gestores devem fazer uma análise a respeito dos problemas e defeitos selecionados. Eles também precisam entender qual o momento atual da empresa para poder elencar metodologias e ferramentas que melhor auxiliem nos projetos de melhorias. Isso porque a opção metodológica e as ferramentas dependem da complexidade e da necessidade do problema ou do processo defeituoso selecionado.

Quer entender melhor sobre como implementar a melhoria contínua? Nosso especialista Master Black Belt Carlos Sander explica um pouco mais no vídeo abaixo:


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Para tanto é necessário ter conhecimento técnico. A leitura informacional deste e de outros artigos sobre melhoria contínua podem auxiliar. Assim como cursos sobre o assunto, a CAE Treinamentos disponibiliza cursos sobre metodologias e ferramentas. Os cursos abrangem desde o nível iniciante até o avançado e, alguns são gratuitos.  

Exemplos de metodologias e ferramentas de melhoria contínua

Metodologias como o Lean Manufacturing e a Seis Sigma permitem análise, medição e um acompanhamento contínuo de processos dentro de sua empresa.

A junção das duas metodologias também pode ser um diferencial, já que essas são complementares. Deseja saber mais sobre essa união metodológica chamada Lean Seis Sigma? Veja esta publicação em nosso blog.

Seis Sigma e a melhoria contínua de processos

A metodologia Seis Sigma foi fundada nos Estados Unidos em 1987. Ela foi criada dentro da empresa Motorola, que na época, tinha como objetivo a redução de defeitos e de custos. Além disso, a Motorola estava ficando para trás em relação à concorrência, que oferecia produtos de melhor qualidade e mais baratos.

Após a implementação da Seis Sigma a empresa pôde alcançar seus objetivos. Em 1988, quando o projeto já estava sendo executado, a organização reduziu o número de aparelhos defeituosos e também diminuiu as variabilidades dentro da produção. Além de gerar menos gastos e obter ganhos de 2,2 bilhões de dólares.

A Seis Sigma é uma metodologia sistemática capaz de medir a variabilidade de processos. Ela consegue mensurar e coletar dados que serão interpretados para buscar a melhor forma de otimizar os resultados da empresa.

A metodologia permite a análise e a execução da melhoria contínua dentro de uma companhia, devido suas características. Além de utilizar ferramentas como o DMAIC em paralelo com mapas de raciocínio, por exemplo.

O que é DMAIC?

DMAIC é um ciclo de operações contínuas que são nomeadas de: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar. É considerado uma ferramenta de melhoria contínua exatamente por ser cíclico e permitir um controle dos projetos.

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O fase de “Controle” do DMAIC garante que o bom funcionamento dos processos sejam mantidos. Pois é aplicado um plano de monitoramento da performance que permite que sejam feitas correções, caso necessário.

PDCA e DMAIC, quais as diferenças?

As abordagens PDCA e DMAIC possuem familiaridades, ambas são ferramentas que podem auxiliar na melhoria contínua de empresas.

A diferença é saber analisar quais projetos necessitam da implementação do Ciclo PDCA e quais se encaixam melhor com o DMAIC. 

De forma resumida, PDCA é um ciclo de quatro fases:

  1. Plan (planejar)
  2. Do (fazer)
  3. Check (checar)
  4. Act (agir)

Essa técnica permite que sejam identificados os processos defeituosos e que suas causas sejam analisadas. Também possibilita que elaborem correções e contramedidas. Então, divulgam-se as novas medidas tomadas para executar o projeto. Posteriormente, monitora-se os resultados obtidos e define-se uma padronização.

Você conhece as diferenças das metodologias PDCA e Six Sigma? Saiba quando utilizar cada uma e assim, na prática, você será capaz de distinguir qual a abordagem correta.

O PDCA é considerado uma técnica cíclica porque quando a última fase é executada o processo deve ser reiniciado. Dessa forma pode-se identificar novas oportunidades de melhoria. Saiba mais com a leitura deste artigo.

Mapa de Raciocínio como ferramenta para melhoria contínua

Outra ferramenta utilizada pelo Seis Sigma que garante melhoria contínua é o Mapa de Raciocínio. Uma vez que ele é como um documento que funciona como um repositório de informações. Assim, é possível que se estude casos posteriores que aconteceram na empresa, possibilitando a aprendizagem com os erros passados e evitando que eles aconteçam novamente.

O Mapa de Raciocínio deve se manter sempre atualizado conforme as etapas do DMAIC. Desse modo, resulta-se em uma documentação progressiva da forma como os gestores atuaram na execução de determinado projeto.

Realmente se torna uma forma de consulta para a empresa, aumentando a experiência e conhecimento prático, influenciando diretamente os resultados de melhoria contínua.

Lean Manufacturing: a filosofia de uma melhoria contínua

O Lean Manufacturing foi criado dentro da Toyota e teve seu início em 1950. O executivo Taiichi Ohno foi o fundador do Sistema Toyota de Produção, que tinha como objetivo reconstruir a empresa depois das consequências geradas pela Segunda Guerra Mundial.

A característica principal do Lean é a redução do desperdício. A filosofia traz uma lista detalhada de tipos de desperdícios que devem evitados e o porquê de evitá-los dentro de sua empresa. Como pode ser visto através da leitura deste artigo.

A implementação da cultura Lean gera processos de melhoria contínua. Para a filosofia,  a produção por departamentos é inapropriada, defende-se que haja um fluxo contínuo entre as etapas. Isso resulta em processos que estão sempre evoluindo de maneira continua. 

Deseja-se também que a demanda da produção parta da necessidade do cliente. Uma empresa capaz de produzir de acordo com a demanda dos consumidores de forma rápida é uma empresa com serviços e produtos atualizados. Logo, uma empresa mais próxima do ideal de melhoria contínua.

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Outro princípio do Lean é a busca contínua pela perfeição. As metas de todos os processos da empresa devem ser norteadas para cumprir esse objetivo. Assim como as pessoas envolvidas, que devem ter um conhecimento profundo do processo e dos objetivos do Lean, para poder tomas decisões, dialogar e buscar a melhor forma de de executar os projetos.

Para entender melhor qual metodologia usar em cada situação, nosso especialista Carlos Sander traz algumas dicas para você:

Lean Seis Sigma: a união

O Lean Manufacturing pode ser associado ao Seis Sigma, o que é chamado de Lean Seis Sigma. Essa interação é natural porque são estratégias complementares.

O Seis Sigma oferece um método estruturado e profundo de resolução de problemas, com ferramentas de apoio estatístico.

Enquanto o Lean Manufacturing aponta para questões de rapidez, fluidez, comunicação interna entre a equipe e redução dos desperdícios.

O que têm em comum é que ambos oferecem capacidade de implementação de melhorias contínuas dentro da empresa. Pois, através dessa metodologia é possível monitorar e acompanhar a evolução dos projetos de forma contínua, realizando a verificação dos resultados obtidos.

Programa de qualidade 5S

Outra ferramenta relacionada à qualidade e melhoria contínua de processos é o 5S. O seu surgimento se deu devido a uma incorporação de técnicas usadas por donas de casa japonesas. Essas mulheres criaram hábitos para administração e organização do lar que influenciaram o cotidiano e o desenvolvimento das empresas japonesas.

O nome 5S faz referência às suas cinco práticas, já que todas começam com a letra S. Cada uma dessas técnicas remete à uma ideia própria e todas se complementam de forma cíclica:

1) Seiri

Significa utilização: deve-se eliminar tudo que não tem utilidade.

2)Seiton

Significa arrumação: é necessário organizar o local de trabalho de forma eficaz. Cada coisa em seu lugar.

3)Seiso

Significa limpeza: o local de trabalho deve estar sempre limpo

4)Seiketsu

Significa padronização: é recomendado a criação de uma cartilha com regras claras para incorporação dos padrões criados para a empresa.

5)Shitsuke

Significa Disciplina: diz respeito ao comprometimento. Todos os diretores, funcionários e outros membros devem se comprometer e fazer dessas regras um hábito. Mantendo essa padronização e incentivando a melhoria contínua.

Quer saber como implantar a 5S em apenas cinco passos, confira esta postagem de nosso blog.

Colocando em prática estratégias de melhoria contínua

Agora que você aprendeu mais sobre o que é o conceito de melhoria contínua é hora de escolher o melhor método ou ferramenta para colocar em prática os conhecimentos em sua empresa.

A CAE Treinamentos oferece cursos sobre Lean Seis Sigma, Lean Manufacturing, Seis Sigma e PDCA. Além disso, você pode fazer um treinamento de 5S online GRATUITO e 100% online.

A CAE Treinamentos também oferece cursos de gestão e melhoria de processos desde o nível básico ao avançado.

Com mais de 3.500 alunos EAD e mais de 30 turmas presenciais, você poderá ter acesso aos cursos de qualificação e treinamento em gestão e processos que se encaixam à sua realidade. Conheça nossos cursos e saiba como podemos ajudar você a conquistar uma posição de destaque no mercado.

 

Autor

Redatora do blog da empresa CAE Treinamentos. Estudante de Jornalismo na Universidade Estadual Paulista (UNESP). Já foi estagiaria de Comunicação do Projeto TAMAR, pesquisadora pela FAPESP, coordenadora de grupo de estudos e repórter textual do Projeto Impacto Ambiental e da Jornal Júnior.

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