Melhoria Contínua de processos: ferramentas e métodos para aplicar

Aprenda como implementar o conceito de melhoria contínua e quais métodos e ferramentas podem ser utilizadas para aumentar o seu sucesso na prática

Vivemos em uma época em que tudo está em transformação constante, desde as mudanças tecnológicas até as dinâmicas sociais e a comunicação entre as pessoas. Ou seja, a busca pela melhoria contínua dentro de uma empresa deve ser implantada para conseguir que seu negócio sobreviva dentro dessa realidade, que está sempre em fluxo contínuo.

Caso sua empresa não se atualize, ou não consiga acompanhar as modernizações da área que atua, você pode ter problemas. Essas consequências podem ser:

  • prejuízo financeiro
  • atraso em relação à concorrência
  • desorientação tecnológica
  • má reputação
  • insatisfação dos clientes
  • perda de consumidores

Devido à alta competição do mercado as empresas têm se mantido atentas para realizar melhorias contínuas em seus processos.

Mas como se manter atento e atualizado para obter bons resultados? Calma, com a aplicação de metodologias corretas para melhoria contínua e as ferramentas certas, seu negócio pode melhorar cada vez mais e se manter atual.

Benefícios de se colocar em prática a melhoria contínua de processos  

Primeiramente, vamos revisar a definição sobre o que é um processo. Em resumo, processo é um conjunto de ações realizadas por pessoas, sejam empreendedores ou funcionários, que visam um objetivo final. Esse objetivo pode ser um produto, um serviço ou a realização de uma etapa dentro da empresa.

Quanto melhor estiverem funcionando os processos dentro de uma empresa, melhor estará a satisfação de seus clientes. Além disso, os funcionários também podem melhorar seu desempenho ao constatar que os frutos de suas ações estão gerando resultados melhores.  

Um planejamento que envolva melhoria contínua pode trazer:

  • lucratividade
  • prevenção de erros
  • desenvolvimento da empresa
  • clientes mais satisfeitos
  • manutenção dos resultados
  • evolução da comunicação interna
  • repositório de conhecimento interno
  • diminuição do ato de errar duas vezes da mesma forma
  • maior conexão e comunicação com os funcionários

A comunicação com os funcionários de uma empresa é vital para estratégia de melhoria de processos. Isso porque o ato de conversar com as pessoas que manuseiam e são influenciadas pelos processos é um facilitador para identificação de onde deve-se implantar melhorias.

Quer dicas de como interagir melhor com sua equipe e inspirar confiança para seus funcionários? Confira este artigo de nosso blog.

Implementação da melhoria contínua

Como começar a implementar um processo contínuo de melhoria?

1) Identificar e entender o problema

Primeiramente, deve-se realizar uma reflexão sobre os defeitos contidos nos processos de sua empresa. Essa análise deve ser feita regularmente para que se possa evoluir continuamente. 

De modo geral, apurar sobre quais processos necessitam melhorias permite o descobrimento de várias atividades dentro da empresa que podem ser otimizadas. 

Dessa forma, é necessário categorizar os processos defeituosos. A partir de então, deve-se fazer uma seleção sobre quais processos geram lucro e são impactantes para empresa. Feito isso, são com eles que devemos gastar nossas energias e atenção para aprimorá-los.

Assim, os gestores estabelecem um foco nos processos geradores de lucro e evolução, identificando onde estão as reais necessidades de mudança.

2) Seleção de métodos e ferramentas para alcançar a melhoria contínua 

Depois de determinar quais processos serão o foco das otimizações, deve-se decidir quais são as melhores abordagens para se pôr em prática esses projetos de melhoria. 

Os gestores devem fazer uma análise a respeito dos problemas e defeitos selecionados. Em outras palavras, eles também precisam entender qual o momento atual da empresa para poder elencar metodologias e ferramentas que melhor auxiliem nos projetos de melhorias. Isso porque a opção metodológica e as ferramentas dependem da complexidade e da necessidade do problema ou do processo defeituoso selecionado.

Quer entender melhor sobre como implementar a melhoria contínua? Nosso especialista Master Black Belt Carlos Sander explica um pouco mais no vídeo abaixo:

Para tanto é necessário ter conhecimento técnico. A leitura informacional deste e de outros artigos sobre melhoria contínua podem auxiliar. Assim como cursos sobre o assunto, a CAE Treinamentos disponibiliza cursos sobre metodologias e ferramentas. Os cursos abrangem desde o nível iniciante até o avançado e, alguns são gratuitos.  

Exemplos de metodologias e ferramentas de melhoria contínua

Metodologias como o Lean Manufacturing e a Seis Sigma permitem análise, medição e um acompanhamento contínuo de processos dentro de sua empresa.

A junção das duas metodologias também pode ser um diferencial, já que essas são complementares. Deseja saber mais sobre essa união metodológica chamada Lean Seis Sigma? Veja esta publicação em nosso blog.

Seis Sigma e a melhoria contínua de processos

A metodologia Seis Sigma foi fundada nos Estados Unidos em 1987. Ela foi criada dentro da empresa Motorola, que na época, tinha como objetivo a redução de defeitos e de custos. Além disso, a Motorola estava ficando para trás em relação à concorrência, que oferecia produtos de melhor qualidade e mais baratos.

Após a implementação da Seis Sigma a empresa pôde alcançar seus objetivos. Em 1988, quando o projeto já estava sendo executado, a organização reduziu o número de aparelhos defeituosos e também diminuiu as variabilidades dentro da produção. Além de gerar menos gastos e obter ganhos de 2,2 bilhões de dólares.

A Seis Sigma é uma metodologia sistemática capaz de medir a variabilidade de processos. Em resumo, ela consegue mensurar e coletar dados que serão interpretados para buscar a melhor forma de otimizar os resultados da empresa.

A metodologia permite a análise e a execução da melhoria contínua dentro de uma companhia, devido suas características. Além de utilizar ferramentas como o DMAIC em paralelo com mapas de raciocínio, por exemplo.

O que é DMAIC?

DMAIC é um ciclo de operações contínuas que são nomeadas de: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar. É considerado uma ferramenta de melhoria contínua exatamente por ser cíclico e permitir um controle dos projetos.

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PDCA e DMAIC, quais as diferenças?

As abordagens PDCA e DMAIC possuem familiaridades, ambas são ferramentas que podem auxiliar na melhoria contínua de empresas. Entretanto, a diferença é saber analisar quais projetos necessitam da implementação do Ciclo PDCA e quais se encaixam melhor com o DMAIC. 

Para explicar para você de forma simples e resumida, o PDCA é um ciclo de quatro fases, ou seja:

  1. Plan (planejar)
  2. Do (fazer)
  3. Check (checar)
  4. Act (agir)

Essa técnica permite que sejam identificados os processos defeituosos e que suas causas sejam analisadas. 

Também possibilita que elaborem correções e contramedidas. Então, você consegue desenvolver as novas medidas tomadas para executar o projeto.

Logo após, com essa técnica você consegue monitorar os resultados obtidos e definir uma padronização.

Você conseguiu compreender as diferenças das metodologias PDCA e Six Sigma? Se ainda estiver com alguma dúvida, clique no vídeo abaixo e saiba quando deve utilizar uma ou outra técnica na sua empresa.

Com esse conhecimento, você terá mais facilidade para distinguir qual a abordagem correta para ser aplicada.

O PDCA é considerado uma técnica cíclica porque quando a última fase é executada o processo deve ser reiniciado. 

Dessa forma pode-se identificar novas oportunidades de melhoria. Saiba mais com a leitura deste artigo.

Mapa de Raciocínio como ferramenta para melhoria contínua

Essa é outra ferramenta do Seis Sigma que você deve ficar por dentro. Isso porque o Mapa de Raciocínio garante a melhoria contínua da sua empresa porque é um documento que funciona como um repositório de informações.

Portanto, é possível você estudar casos anteriores que ocorreram na sua empresa. Com isso, a possibilidade de aprender com os erros de alguns processos do passado fica evidente.

Essa aprendizagem vai ajudar você a evitar alguns transtornos que possam surgir no dia a dia da sua empresa.

Você deve manter o Mapa de Raciocínio sempre atualizado conforme as etapas do DMAIC. 

Dessa forma, essa documentação progressiva vai auxiliar os gestores a atuarem com as melhores práticas e execuções possíveis para evitar falhas em determinados projetos.

Essa é uma das formas de consulta que você precisa usar na sua empresa. Com isso, você vai aumentar a sua experiência e da sua equipe.

Além disso, vai potencializar o conhecimento prático de todos, influenciando diretamente os resultados de melhoria contínua.

Lean Manufacturing: a filosofia de uma melhoria contínua

A metodologia Lean Manufacturing foi desenvolvida no início dos anos de 1950, dentro da empresa Toyota. 

O executivo Taiichi Ohno, fundador do Sistema Toyota de Produção, tinha o objetivo de reconstruir a empresa depois de todas as consequências geradas pela Segunda Guerra Mundial.

A  principal característica desta metodologia é ajudar você no processo de redução de desperdícios que acontecem dentro da sua empresa. Isso porque a filosofia traz uma lista detalhada de tipos de desperdícios que devem ser evitados e qual a importância que isso tem dentro de sua empresa. Você pode acompanhar através da leitura deste artigo.

A implementação da cultura Lean gera processos de melhoria contínua para o seu negócio. Para a filosofia,  a produção por departamentos é inapropriada.

Por isso, é necessário que haja um fluxo permanente entre as etapas. Isso resulta em processos que estão sempre evoluindo de maneira contínua. 

Também é desejável que essa demanda da produção parta da necessidade que o cliente tenha. 

Lembre-se, uma empresa capaz de produzir de acordo com a demanda dos consumidores de forma rápida, é uma empresa com serviços e produtos atualizados. Logo, uma empresa mais próxima do ideal de melhoria contínua.

Outro princípio importante do Lean que você precisa saber é a busca que essa metodologia tem pela perfeição. As metas de todos os processos da empresa devem ser norteadas para cumprir esse objetivo. 

Assim, as pessoas que estão envolvidas no projeto devem ter total conhecimento do processo e dos objetivos do Lean. 

Esse aprendizado é importante para ajudar na hora de tomar as melhores decisões e buscar a melhor forma de executar os projetos.

Para você entender melhor qual metodologia usar em cada situação, nosso especialista Carlos Sander traz algumas dicas para você. Confira:

Lean Seis Sigma: a união

Um ponto essencial para você saber é que o Lean Manufacturing pode ser associado ao Seis Sigma, o que é chamado de Lean Seis Sigma. Essa interação é natural porque são estratégias complementares.

O Seis Sigma oferece um método estruturado e profundo para você solucionar problemas que surgirem, isso tudo com ferramentas de apoio estatístico. Por sua vez, o no Lean Manufacturing  aponta para questões de rapidez, fluidez, comunicação interna entre a equipe e redução dos desperdícios.

As duas metodologias possuem capacidade de implementação de melhorias contínuas dentro da empresa.

Portanto, através disso é possível você acompanhar toda a evolução dos seus projetos de forma contínua, realizando a verificação dos resultados obtidos de forma mais tranquila.

Programa de qualidade 5S

Outra ferramenta relacionada à qualidade e melhoria contínua de processos é o 5S. Essa ferramenta surgiu devido à necessidade de incorporação de técnicas utilizadas por donas de casas japonesas.

Essas mulheres criaram hábitos para administração e organização do lar, e essas técnicas influenciaram o desenvolvimento e o cotidiano das empresas no Japão.

O nome 5S faz referência às suas cinco práticas, já que todas iniciam com a letra S. Cada uma dessas técnicas remete à uma ideia própria e todas se complementam de forma cíclica. Veja abaixo.

1) Seiri

Seiri significa utilização: Você deve eliminar tudo o que não tiver utilidade para a melhoria contínua da sua empresa.

2)Seiton

Seiton significa arrumação: É necessário você organizar o local do seu trabalho para que as tarefas continuem ocorrendo de forma eficaz, ou seja, cada coisa deve estar no seu lugar.

3)Seiso

Seiso significa limpeza: Você precisa manter o seu local de trabalho sempre limpo.

4)Seiketsu

Seiketsu significa padronização: Por isso, é recomendável você criar uma cartilha com regras claras para incorporação dos padrões criados para a sua empresa e seus funcionários.

5)Shitsuke

Shitsuke significa disciplina: Diz respeito ao comprometimento. Todos os diretores, funcionários e outros membros da sua empresa devem se comprometer e fazer dessas regras um hábito. Mantendo essa padronização e incentivando a melhoria contínua.

Diversos tipos de negócios conseguem implementar a técnica 5S para potencializar a rotina dentro da empresa e gerar resultados mais eficazes.

Entre as organizações que buscam entender como implantar o 5S estão escritórios, fábricas, multinacionais, órgãos públicos e pequenas empresas.

Quer saber como implantar a 5S em apenas cinco passos? Confira esta postagem no nosso blog CAE Treinamentos.

E se você ainda tiver dúvidas sobre a importância da melhoria contínua, continue sua leitura abaixo e conheça a metodologia Kaizen.

Melhoria contínua: objetivos da metodologia Kaizen

Essa também é outra metodologia de melhoria contínua que você deve ficar de olho para entender cada benefício e o que ela pode gerar para sua empresa. Continue sua leitura aqui na CAE Treinamentos e confira.

Como já falamos acima, a Kaizen é uma metodologia para a melhoria contínua, seja essa uma melhoria social, profissional ou pessoal. Em resumo, ela tem o objetivo principal de aumentar a produtividade. Portanto, você está sempre passando por um aprimoramento, é um crescimento permanente.

Esse método também nasceu no japão, foi uma metodologia que nasceu depois da Segunda Guerra Mundial. 

Naquela época, o país estava com muitas limitações na economia e precisava voltar a ser competitivo urgentemente para disputar com grandes empresas do mercado.

Dessa forma, foi criado o método Kaizen, que tinha como objetivo eliminar todos os riscos e desperdícios.

Por isso, você precisa compreender que a metodologia Kaizen sugere diminuir toda forma de desperdícios a partir do desenvolvimento de todas as pessoas que estão em um permanente processo de melhoria.

Devido a este fator, é necessário que todos os colaboradores tenham objetividade e transparência na comunicação, para que todos consigam ter a compreensão da direção que a empresa está indo.

Como já mencionamos nas metodologias acima, é fundamental que todas as pessoas da empresa se comuniquem entre elas. 

No método Kaizen também há a necessidade desse diálogo porque é através dessa comunicação que acontece a transferência de informações e conhecimentos entre os funcionários. 

É essa ligação entre todos os setores que vai gerar uma melhoria contínua para a sua empresa. A metodologia Kaizen está entre as ferramentas que pode ser aplicada em diversas empresas de  diversos setores e tamanhos. 

Quais são os benefícios e como aplicar a metodologia Kaizen?

O que não vai faltar para você aqui são benefícios. Quando você começar a utilizar o método Kaizen na sua empresa, vai notar como uma metodologia de melhoria contínua favorece a produção dentro de um negócio. 

Com o aprimoramento contínuo e padronização dos processos, você vai reduzir os custos e a necessidade de refazer alguns serviços. Por isso, vai conseguir potencializar a sua produtividade e a de seus funcionários.

Esse fato também acontece quando você estabelece uma cultura organizacional adequada. Como mencionamos acima, pelo fato de facilitar a comunicação entre todos os setores do negócio.

Além desses fatores, essa metodologia também valoriza um ambiente de trabalho limpo, organizado e bem humanizado. Com isso, você gera melhores condições de trabalho para seus colaboradores.

E consequentemente, esse bem estar dos funcionários vai gerar bons resultados para você e sua empresa. Você deve seguir a metodologia Kaizen em todos os setores da sua empresa. Sem exceção.

Entretanto, você precisa ficar atento que antes de implantar essa metodologia na sua empresa, é preciso treinar todas as pessoas que trabalham na sua empresa, para que todos compreendam os rumos do seu negócio.

Devido a isso, voltamos a dizer para você que é recomendável fazer um planejamento com a situação atual de cada setor da sua empresa.

Com isso você terá a noção correta e um plano de ação para padronizar todas as ações dentro do negócio. 

Como já mencionamos acima, você pode seguir o ciclo PDCA para organização. Se  tiver alguma dúvida, volte um pouco sua leitura.

Etapas do evento Kaizen

O evento Kaizen é um intervalo de tempo pré-agendado que um determinado setor ou equipe de funcionários vai colocar em prática todas as mudanças indicadas para melhorar o projeto.

Este evento é feito em três etapas e elas duram no máximo 30 dias. As etapas são: Preparação, Evento e Follow Up.

Para você entender melhor sobre cada uma delas, veja abaixo.

Preparação

Na parte da preparação você planeja tudo o que será implementado na próxima etapa, que é a fase do Evento.

Você vai escolher os membros que irão participar do processo e toda preparação deles. Nessa etapa você também faz uma pesquisa de todos os dados que serão necessários para realizar as próximas fases.

Evento

Como falamos, na fase toda a equipe se dedica exclusivamente para implementação do planejamento, com o objetivo principal de gerar os resultados desejados na empresa. Dessa forma, você deve se organizar para distribuir as tarefas diárias para outros colaboradores que não estejam participando do evento.

Follow up

Logo após a etapa de implementação, vamos para a etapa da mudança, ou seja, para termos a validação que as mudanças serão mantidas por bastante tempo.

No entanto, você precisa entender que essas modificações requerem esforço e tempo. 

Devido a isso é importante que essa fase tenha manutenção e acompanhamento para ter melhoria contínua na sua empresa.

Colocando em prática estratégias de melhoria contínua

Agora que você acompanhou o conteúdo e aprendeu mais sobre o que é o conceito de melhoria contínua é hora de escolher o melhor método ou ferramenta para colocar em prática os conhecimentos em sua empresa.

Aqui na  CAE Treinamentos oferecemos cursos sobre Lean Seis Sigma, Lean Manufacturing, Seis Sigma, PDCA e Kaizen. Além disso, você pode fazer um treinamento de 5S online GRATUITO e 100% online.

E se você estiver procurando cursos de gestão e melhoria de processos, aqui é o lugar ideal para o seu aprendizado. Na CAE Treinamentos você terá cursos do nível básico até o avançado.

Possuímos mais de 3.500 alunos EAD e mais de 30 turmas presenciais, você poderá ter acesso aos cursos de qualificação e treinamento em gestão e processos que se encaixam à sua realidade. 

Venha conhecer nossos cursos e saiba como podemos ajudar você a conquistar uma posição de destaque no mercado. Para mais informações sobre processos de melhoria contínua e treinamentos especializados, continue no Blog da CAE Treinamentos.

Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.